見積もりについて本気出して考えてみた

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アシスタントディレクターの髙見です。
「新年だし初心に還ってみよう」
ということで、今回は ”見積もり” という定番ネタに改めて向き合ってみたいと思います。
「当たり前でしょ」という声や「逆に自分はできてるの?」という声が聞こえてきそうですが。。。
* この記事での「見積もり」は開発だけでなく、資料作成やテスト実施など、
  プロジェクト開始〜完了に含まれる全ての工程をイメージしています
* 概算ではなく、詳細(個人の作業スケジュール計画に近い部分)を指しています

見積もりはなぜ大事なのか

見積もりはプロジェクトの成否を左右する大事なものです。
見積もりが上手だと以下のような良いことに繋がります。
  • 信頼:計画通りに完了させることで、周囲から・クライアントからの信頼を得られる
  • 環境:無理のないスケジュールで、残業のない労働環境を維持できる
  • 投資:プロダクトとして費用対効果(かかる時間,労力=費用と、効果のバランス)を正しく把握し判断できる

見積もることは決して無駄にはならない

しかしそもそも「やったことないものがどれくらいかかるか」を正確に知ることは誰だって不可能です。それも「どうせトラブルが起きて、予定通りに進まないし・・・」ということも多々あると思います。
それでも、見積もりを上手にすることはとっても重要です。
考えてみれば、予想外のことが一切起きない平和なプロジェクトの方が少ないですよね。
「見積もり」もあくまで”予測”の範囲のこと、不確実でよく、外れてしまってよいのです。
ただ、その「予測の精度」を高めることで、
「予定と実績の差」によって発生する「不測の事態」は減らすことができます。
さらにそこに適切に「バッファ」を積むことで、
予想の斜め上をいくようなトラブルも、ある程度は吸収できるようになります。
これが「見積もり」の恩恵です。
精度の高い見積もりはプロジェクトを守り、自分の労働環境も守ってくれます。
それでも、実際は難しいですよね・・・見積もり。
塩梅は練習を繰り返して身につけるしかなく、私も練習中です。
そんな練習生ではありますが、今まで教えてもらったこと・学んだことをまとめてみます。

上手に見積もりを行うコツ

①タスクは1〜2日単位で細分化する

まず、スケジュールを立てる際の最大単位は、1〜2日を上限にしてみましょう。
例えば「この作業に5日費やす」という予定を建てたとして、
〜4日目までにどこまで進んでいるべきか?が見えていないと、
「5日目に蓋を開いたら全然間に合わなかった」ということもあり得ます。
1〜2日単位で「タスクを細分化する」ことで、
「1日の終わりに、順調かどうか」日々自分で言えるようになります。

②工数と工期は徹底的に区別する

あるあるだと思いますが、
「工数」を「工期」として受け取られてしまった・・・という認識齟齬ってよく聞きますよね。
作業側:「5人日です(実際は10日間くらいかかるかな)」
依頼側:「分かりました(今日から5日後に終わるんだな)」
こうやって依頼側と作業側で完了日の認識がずれてしまうことってありますよね。
これって、自分自身が個人の計画を立てる時も、実はごっちゃにしていることありませんか?
 ・他にどんな案件や業務を持っているか?
 ・ミーティングなど、作業中断に影響を及ぼす動かせない予定がないか?
 ・予定の中に、祝日、有休、時短、会社イベントの日などを挟んでいないか?
チリツモ系の時間でも、積もり積もれば工期に影響を与えるボリュームになる時があります。
日付ベースで会話するときは、「その日までの自分の予定」も合わせて見直しましょう。

③「正直」な見積もりこそスタートライン

やる人・環境・状況によって、見積もり結果が変わることは当たり前です。
「あの優秀な先輩は、1日でやっていたな」と思い「1日」と見積もっても、
実際に自分が1日でできるビジョンが沸かないのであれば、見積もっていないことに等しいです。
最初から「求められているスピード」で計算してしまい、
結果的に残業続きになった、、、ということが私自身よくありました。
自分なら実際どれくらいかかりそうか。まずは「リアルな予想」が大切です。
「リアルな予想」こそが、次に続く④「振り返り」をより実りあるものにしてくれます。

④”予実”は振り返りをしてこそ

見積もりの精度を高めるために、最も大切なことは「振り返り」です。
・予想と実績はどれくらいの差があったか?
 ・その差にはどういう傾向があるか?
  ・想定していたタスクが足りていなかったか?
   ・見積もった時間にずれは生じていなかったか?
    ・・・
振り返り、分析し、「次回に活かせる学びはあるか?」を考え、繋げ続けることが大切です。
しかし「確かこう思っていたっけ・・・」という”記憶”は、寝て起きればすぐ朧げになるものです。
「当初どのように想定していたか」、”はっきりとした記録”をつける習慣を身に付けましょう。
チケットや日誌・日報に書いたりして、実績と比較できるような”記録”を残しましょう。

いかがだったでしょうか。
って口で言うのは簡単だけど難しいですよね〜。
永遠の課題ですね。
自分はこんなことも気をつけてるよ、などあったらぜひ教えてください。
20年8月よりアシスタントディレクターとして勤務。
長所は真面目なところ、短所も真面目なところです。

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