リモートワークはコミュニケーションが難しい!課題解決のためにできる3つの工夫とは?

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長引く新型コロナウイルスの影響を背景に、急速に普及したリモートワーク。しかし、多くの企業が積極的に取り入れる一方で、運用を困難に感じたり、導入後に社員に出社を選択させざるを得ない企業も増えています。

リモートワークを導入している企業で働いている方の中には、働きづらさを感じている方も多いのではないでしょうか。

企業や従業員を悩ませる課題のひとつとして、コミュニケーションの問題が挙げられます。これまでと違って従業員同士が直接顔を合わせないワークスタイルが、業務遂行の上でさまざまな不具合を生んでいるのです。

そこで今回の記事では、以下の点について解説しています。

  • リモートワークでコミュニケーションが難しいと感じるとき
  • コミュニケーションにおける課題を解決する3つの工夫

リモートワークを導入してみたものの、何だかやりづらいと感じている方やコミュニケーションに課題を抱えている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

リモートワークでコミュニケーションが難しいと感じるのはどんなとき?

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では実際にリモートワークを行う中で、コミュニケーションが難しいと感じるのはどのようなときでしょうか。

やりづらさを感じる主なタイミングとしては、以下の3つが挙げられます。

  • 雑談や気軽な相談がしづらいとき
  • タイムラグなどによる行き違いが生じたとき
  • 業務プロセスを評価しづらいと感じたとき

もしリモートワークに何となく違和感を感じているのであれば、これらの中にその原因が見つかるかもしれません。では、順番に見ていきましょう。

雑談や気軽な相談がしづらいとき

雑談や気軽な相談がしづらいと感じたときに、働きにくさを実感する方は多くいます。

これまでのようなワークスタイルでは、作業の合間や休憩時間にする雑談が業務遂行や人間関係の構築において重要な役割を果たしていました。たとえば、上司とちょっとした話ができる関係性を築いておくと、何か困ったことが出てきたときにも気軽に質問ができます。また、他愛もない会話をすることで仲間意識が生まれ、チームワークの向上にも役立っていたのです。

しかし電話やメールでのやりとりが増えるリモートワークでは、相手の状況が分かりづらかったり何かしらのツールを使うことでコミュニケーションのハードルが上がります。その結果、業務効率の低下や社員の不安感・孤独感の増大に繋がるのです。

タイムラグなどによる行き違いが生じたとき

リモートワークでは対面でのコミュニケーションをとる機会が減るため、業務を進める中で行き違いが生じやすくなります。

たとえば急ぎの要件があるのに、相手がメールを確認するのが遅れたり電話のタイミングを逃したりすると思うように業務を進められません。また、お互いの表情や声のトーンが分からないことでちょっとしたニュアンスが伝わらず、勘違いも起きやすくなってしまいます。

こうしたリモートワークならではの行き違いが起きたとき、働きにくさを感じる人が多いのです。

業務プロセスを評価しづらいと感じたとき

部下の評価を行う管理職の立場にある場合、業務プロセスが見えづらいことに悩みを抱えている方も多いようです。

上司が部下の勤務態度を直接見られる状況であれば、仕事に対する取り組み方やモチベーションなど数字に表れない部分も評価することが可能でした。しかしリモートワークでは、部下が働いている様子を見られないので、プロセス評価の基準を設定しにくくなります。

そのため、今までのように成果物とプロセス両方の評価をしようとしたとき、やりづらいと感じてしまうのです。

コミュニケーションにおける課題を解決するための3つの工夫とは?

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コミュニケーションに課題を感じやすいリモートワークですが、工夫次第では快適に業務を進めていくことも可能です。

具体的なアイデアとして、ここでは以下の3つの方法をご紹介します。

  • 業務外のコミュニケーション時間を意図的に作る
  • 各メンバーの動きをチーム全体で把握する
  • サポートツールを利用する

自社の課題解決に取り入れられそうな点があれば、ぜひ試してみてください。

業務外のコミュニケーション時間を意図的に作る

業務外のコミュニケーション時間を敢えて作ることは、チーム内や社内の交流を活発にするのに有効です。

リモートワークをしていると電話やメール、ビジネスチャットが主なコミュニケーションツールになる場合がほとんどです。しかしこれらを使うと、その都度ダイヤルしたり接続したりする手間が伴います。すると、要件を簡潔に伝えようとするあまり業務外の会話をする機会が減ってしまうのです。一見効率的にも見えますが、こうした状況が続くことは社員が孤独や不安を感じる結果に繋がります。

そのため、テレビ電話での朝礼や雑談専用のチャットを作るなど業務以外のコミュニケーションの場を設けるよう工夫することは重要なのです。

各メンバーの動きをチーム全体で把握する

各メンバーの動きをチーム全体で把握することも、コミュニケーションにおける課題を解決する方法のひとつです。

これまでのようにチーム全体がオフィスで顔を合わせるワークスタイルであれば、上司は部下の様子を観察しながら業務の進捗状況を推測したり声かけができました。また、新人が先輩社員に質問する場面では相手が手の空いていそうなタイミングを見極めることもでき、チーム全体の進捗を早めることにも繋がっていました。しかし顔の見えないリモートワークでは、お互いの様子が目に見えないことで、こうしたチームワークを発揮することが難しくなります。

チームのメンバー全員の動きを各自が把握できるよう工夫することで、お互いが協力し合う環境づくりを目指しましょう。

サポートツールを利用する

コミュニケーションをサポートしてくれるツールを利用することも、課題解決に役立ちます。

たとえば、ビジネスチャットを使えばメールでのやり取りよりも気軽に連絡がとれます。特にSNSに慣れている若い世代では積極的なやりとりに繋がることが期待できるでしょう。また、お互いの顔を見て話し合いができるWeb会議システムや会議内容などをデータベース化できる情報共有システムなどもあります。

これらを活用することで、リモートワークでは難しいとされていた気軽な相談やお互いの顔を見ながらの会話、情報共有などが可能になるのです。

コミュニケーションに課題を感じるなら「テレサポ」がおすすめ!

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今回の記事では、リモートワークで課題になることの多いコミュニケーションについて解説しました。
ここで、記事の内容をもう一度振り返ってみましょう。

  • リモートワークが働きにくいと感じる原因のひとつに、コミュニケーションのとりづらさが挙げられる
  • コミュニケーションに課題を感じるタイミングには「雑談や気軽な相談ができないとき」「行き違いなどによって業務に支障が出たとき」「業務プロセスの評価に困ったとき」などがある
  • コミュニケーションを円滑にするためには、「業務外のコミュニケーション時間を意図的に作る」「各メンバーの動きをチーム全体で把握する」「サポートツールを利用する」などの工夫をすることが必要

リモートワークではこれまでのワークスタイルとの違いから、働きづらさを感じる場面も増えます。しかし、課題点を明確にしポイントを押さえれば、業務を円滑に進めていくことも可能なのです。

株式会社イーディーエーが提供する社内IT化専用システム「テレサポ」は、まるでオフィスにいるかのようなコミュニケーションが実現できる機能を搭載しています。

たとえばリモートオフィス機能は常時接続可能なので、困ったことがあれば気軽に上司や先輩に質問できます。また業務日報機能を使うと、その日の作業報告をすぐにチーム内で共有できるので、お互いの状況把握やフォローにも役立ちます。

ここで紹介した課題を解決するのにも適しているため、リモートワークでのコミュニケーションにお悩みであれば、ぜひ導入をご検討ください。

詳しくは、下記のページをご覧ください。
https://www.eda-inc.jp/telesuppo/

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