ビジネス文章の心得

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こんにちは、iOSエンジニアのokimuraです。
入社して早半年が経ちました。時間の経過速度ってほんとエグい。

弊社はフルリモートなので、slackでコミュニケーションを取ったり、
backlogでチケットを管理したりと、
前職に比べて文章で想いを伝えることが多いなぁと日々感じております。

勿論、お客様へ仕様の確認をする質問表を書いたりと
前職でもビジネス文章には気をつけていたので、
今回はビジネス文章を書く上で心掛けている3点について書いていきたいと思います!

 

1.ワンセンテンス、ワンメッセージ

伝えたいことや言いたいことが溢れすぎて、
ついつい忘れがちなのが「ワンセンテンス、ワンメッセージ」です。
「1つの文章には、1つのメッセージだけにする」というそのままの意味で、
あれもこれもと1つの文章に要素を詰め込んでしまうと上手く伝わらなくなってしまうということ。
読点(、)で幾つもの文章を繋げている時は要注意!
接続助詞を乱用している文章も「ワンセンテンス、ワンメッセージ」を守れていません。
ちなみに、接続助詞とは「ですが」「けれども」「ですから」「ので」など、
前後の文の意味の関係を示す助詞のことです。

【例文】
明日の15時からの打ち合わせについてですが、その前のミーティングが伸びそうなので、
Zoomでの参加とさせていただきたいと思いますが、配布資料は作成済みですので、
会議開始までにメールで配布させていただきます。

明日の15時からの打ち合わせについてです。
直前のミーティングの終わり時間が伸びそうなので、Zoomで参加させていただきたいと思います。
配布資料は作成済みですので、会議開始までにメールで配布させていただきます。

この例文は読点と接続助詞で繋がれた1つの文章になっていますが、
句点(。)で区切るだけで、随分と読みやすくなりましたね!

 

2.「てにをは」を忘れない

ビジネス文章としての体裁を整えるために、忘れてはいけないのが「てにをは」です。
「てにをは」は助詞の総称で、漢字では「弖爾乎波」と書きます。
この「てにをは」が抜けていると話し言葉のようになり、ビジネス文章としての体裁が保てません。

【例文】
先程お電話いただいたA社佐藤様へ、改めて折り返しお電話する旨伝えています。

先程お電話をいただいたA社の佐藤様へは、改めて折り返しのお電話をする旨をお伝えしております。

同僚との簡単なやりとりではあまり意識する必要はないかもしれませんが、
社外の方や上長とのやりとりでは「てにをは」を意識して、
しっかりとしたビジネス文章になるよう心掛けましょう!

 

3.クッション言葉で円滑に

なくてもいいけれど、あると便利なクッション言葉。
クッション言葉を加えることで表現が柔らかくなり、伝えづらいことも伝えやすくなります。
「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をお掛けしますが」「差し支えなければ」など、
幾つかのクッション言葉を知っておくことで表現の幅が広がります。

【例文】

昨日問い合わせた件の回答をお願い致します。

お忙しいところ恐れ入りますが、昨日問い合わせました件のご回答をお願い致します。

文章でのやりとりは相手の表情が見えないですから、
小さな心配りで気持ちの良いコミュニケーションを築きたいですね!

 

最後に…

エンジニアなんだからゴリゴリにコードを書いていればいいんだよ!
なんてことは全くなく、むしろエンジニアこそコミュニケーション能力が必要だと思います。
仕様を確認したり、質問したり、実装の相談をしたり、進捗を報告したり。
様々なタイミングで文章でのコミュニケーションが必要となりますので、
思いやりを持って円滑なコミュニケーションを取り、楽しく仕事をしていきたいですね!

 

okimura
iOSエンジニアをしています。
趣味は、鹿グッズ収集です。

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