フルリモート体制を整えてみて感じたことを率直に書いてみます!

Young Asia businessman using laptop talk to colleagues about plan in video call meeting while work from home at living room. Self-isolation, social distancing, quarantine for corona virus prevention.

2020年春、リモートワークにして、はや6ヶ月!

このワークスタイルにするまでの経緯と、

結果的にやってみてよかったと感じた点、

同時に見えてきた課題を列記してみました。

 

私たちが実行してきた事は以下の通り。

  • 固定オフィスをやめてみた=コワーキングスペースの利用
  • 社内の業務日報をはじめてみた
  • まいにち朝礼
  • 常設のテレビ電話開設!(Jitsi)
  • 交通費支給は実費、代わりにリモート支援手当を支給
  • 地方在住の社員を正式登用!
  • ペーパーレス、ハンコレス、決裁の簡素化に挑戦…。

軽い気持ちで決断してみた!

そもそも昨年2020年4月7日の緊急事態宣言が発出される以前、

3月中旬にいち早く“フル”リモートワークを転換し、

一部メンバーを除いてできる限り出勤禁止にして、在宅勤務を推奨しました。

コロナの情報がそれほどなかった時期でもあったので、

恐怖は感じていたものの、一過性であろうと考えていたので

あまり深く考えず、一時的な回避策として考えてた導入でした。

 

しかーーーし、

いや、まさか、こんなに長く続くとは。

 

一部のスタッフで数年前からリモートワークを導入していた事もあり、

やってみなはれの精神で全社員フルリモートを始めてみたわけです。

 

そんなわけで、今でもフルリモートで営業中!

 

余談ですが、東京都の報道発表によると、

テレワークを導入している企業は57.8%(2020年6月調査時点)と発表

300人以上の企業は76.8%の導入率に対して、

我社のような99人未満の企業は49%

2社に1社はリモートができていない(やらない、やれない)環境にあるようです。

もっとも業界によってリモートできる企業とそうでない企業があるわけで、

IT企業がリモートワーク導入率はもっと高いのかも。
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/09/14/10.html

テレワーク実施の多い業界を調べてみた
https://scan.netsecurity.ne.jp/article/2020/05/01/44058.html

直近、東京都が2021年1月に発表した調査によると、

300人以上の企業の導入率は76.5%に対して、99人以下の企業は47%と、

ここでも企業規模によって導入する傾向が二極化している事が分かります。
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2021/01/22/17.html

 

オフィスいらなくね?

さらにこのタイミングで、オフィス移転を決断!!

五反田バレーなんかと言われるはるか前からオフィスを構えていた五反田の地から、

都内のコワーキングスペースを活用するという行動に出ました。

 

いち早くフルリモートに切り替え、オフィス移転できたのにはいくつか理由があります。

①前々から移転は考えていた(かんがえとったんかーーい)

②テナント契約の更新時期が近づいていた(結局そこかーーい)

という現実的な理由に加えて、

③誰も使わないなら、その固定費を別の使い道があるっしょ!

で、断捨離した次第。

緊急事態宣言中に移転を一大決心、

GW中には社内の荷物をまとめ、

GW明けにはコワーキングスペースで再スタートしてました。

因みにこれで賃料を1/3圧縮に成功!!

今考えても決断力の勝利だったと言えます。

 

コミュニケーションどうするよ。

リモートワーク開始直後で想像以上に難しく感じたこと、

それは普段の社員同士のコミュニケーションです。

普段からSlackやLINE、Chatworkなどを多用していたにも関わらず、です。

 

それまではオフィス内でイスに座りながら隣にいるメンバーに質問、確認、雑談ができてたわけです。

プロジェクト単位での打ち合わせなんかもその場で“はい集合!”と一声かければ

観葉植物に囲まれたミーティングスペースに集まり、すぐに会議は行われてた…。

それがオンラインとなると、案外できそうで、できなかった…。

慣れていそうで慣れていなかった。

 

報・連・相、なんて言ってた時代がなつかしいーーー!!

今では、雑・相(ざっそう)がキーらしいなんて人もいたりします。

 

まだまだうちは足りてないと感じていますが、

雑談ができるようにオンラインでランチMTG、

オンライン飲み会なんかも最初は強引にやってみたりもしました。

 

今でこそ慣れはしましたが、

全員がコミュニケーションツールを駆使して業務遂行できるまで

やはり時間はかかったと言えます。

 

ルール化しないと報告はついついおざなりに

昔ながらの方法ではありますが、今日一日の作業報告を日報にして全員で共有するようにしました。

社内運用しているイントラサイトから日報報告できるシステムを開発し、

毎日そこから一日の完了タスク、課題タスクを他のメンバーにも見えるようにしました。

明日のタスクも連携する事で、上長が確認できるだけではなく、

チームメンバーにも共有できるので、古い方法ではありますが、

これはそれなりの効果があったと感じてます。

 

Jitsi Meetを使って、フリースペースとして活用

社員間でより多くのコミュニケーションが諮れるように、

何かもっとイイ方法がないか、と模索してたところ、社員からナイスなアイディアが!

Jitsi Meetを使って出入り自由なテレビ電話スペースを開設し、

雑談したい時、簡単なミーティングをする時、利用できるようにしました。

そのスペースに行くと誰かが必ずおり、さりげなく会話(雑談)ができる、

というありがたい社交場(仕事場)です。

 

業務時間内は全社員がDiscordをONにして何かあればオンラインで呼ぶ、

というやり方で運用している知り合いの企業もあります。

コミュニケーションのやり方は各社まちまちだと思いますが、

うちはそこまで拘束?!はせず、必要な時だけ会話できるスペースを作り、

ムリのない職場環境を作りました。

これはうち会社にフィット(成功)した環境と言えます。

強制はしない、これ、ポイント。

 

交通費支給は廃止。代わりにリモート支援手当を支給!

労務の話。

交通費はフルリモート体制になってからわりと早い段階で廃止しました。

会社に来なくてもよくなった分、会社からするとこれは無用な経費。

 

その反面で、自宅の通信費の使用比率が仕事に偏ったという声が挙がってきた。

むむむ、これはこれでなんとかせねば。

加えて、光熱費も増えたであろうと…。

それならそれも会社負担で賄おうという機運も高まり、在宅手当を制度として導入しました。

これは社員にとってはありがたい話(のハズ)。

 

やれそうでやれなかった事。採用の事。

昨年の6月からエンジニア、ディレクターの積極採用を始めました。

今までと何が違うか…。

フルリモートで仕事ができるのなら、地方在住のメンバーを正社員として

積極採用してみようとシフトした点にあります!!
採用基準の設定は当初だいぶ苦労しました。

直接面接が叶わない為、何を基準に採用するのか、

リモート面接を2~3度繰り返しては、

慎重に技術力や人となりを判断する…

 

今思えば、そこまですることなかったかもと言えるくらい慎重に進めてきました。

慣れてくるとスピード化を図る事ができ、

今では2回の面談で採用するしないの判断ができるようになっています。

 

考えてみたら、昔は企業内で転勤もあり、

地方で働く同僚が散らばっているなんて事は当たり前…。

IT企業だとその考え方がつい希薄になりがちだったわけですが、

地方にもモチベーションの高いメンバーがいると思うと、

採用したほうが良いに決まっている!!

 

実際に採用を始めてみたら、想像以上に東京の仕事をやりたいと

思ってくれるメンバーがいる事に気づかされました。

なんだ、もっと早くやればよかった…。大いに反省。

 

毎年の会社行事で、季節ごとに全社員が集まるイベントを催してます。

春の花見会、夏のBBQ、冬の忘年会。

昨年がコロナの影響でまったくできず…。

今年こそは全国に散らばっているメンバー全員が一堂に会し

社員を労う、そんな企画を計画中。

入社してくれたみなさま、本当にありがとう!!

 

まだまだ未達成、ペーパーレスの話

実はまだ遅れている、課題のひとつです。

特に契約書のやり取りなどは受託者としては体制を整えているものの

委託者としては不十分な環境下にあります。

社員との契約についても同様で、都度郵送が発生する事も

将来的には改善していくべき点であると感じている点です。

 

まとめ

フルリモートにしてみて、社員にも会社にも良かった点もあれば、

課題点として挙げられる点も多々あります。

常に改善する事が重要で、日々マネージャーを中心に

日々の朝礼から出てくる意見を吸い上げて

フルリモート体制をいい方向に前進させようとしています。

どこの企業も昨年できる事は分かったはず。これはうちも一緒。

ただ継続していくのは非常に難しく、まだ見えてこない課題もあるはず。

それでも新しい事に挑戦して新しいワークスタイルを

edaスタイルにしていきたいと思うのでありました。

 

コロナに負けるな、うまく吸収しちゃいましょ。

 

IS統括本部、人事を兼務。IT業界20年。Web制作、システム開発、ネット通販事業に携わった後、アプリ開発に骨を埋める覚悟で現在に至る。
カラオケはいつもザ・ブルーハーツ、音楽はBill EvansからSlipknotまで幅広く対応。ラーメン部所属。

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