ビジネスシーンでテキスト情報を扱う場合、メモ帳のような文字装飾なしで扱う「プレーンテキスト」と、Wordファイルのように文字色やハイパーリングを指定できる「リッチテキスト」とがあります。

人によっては使い慣れているWordでテキストを扱ったほうがいいと感じる場合もあるかもしれませんが、基本的にはプレーンテキストで扱ったほうが吉。その理由を取り上げていきましょう。
1.リッチテキストよりも軽量
文字装飾の情報が含まれるリッチテキストに比べて、テキスト情報のみのプレーンテキストはファイルサイズが軽量になります。装飾を表現するためのリソースも不要なので、プログラムコードを書いたり文章を書いたりする際にももたつきがありません。

上司や取引先にファイルを共有したり、メールを送ったりする場合にも、プレーンテキストならシンプルで見やすいため好感を持たれやすいでしょう。
2.文字の装飾が不自然に映る
標準サイズの黒文字で書かれているメールの中に、1文だけ明らかにフォントサイズや文字色が異なるところがあった場合、「ああ、この人はどこかから文章をコピーしてそのまま貼り付けたんだな」という印象につながります。

意図しない文字装飾情報がくっついてしまうと、見栄えが悪く、ビジネスマナーが欠如しているように思われてしまう可能性も考えられます。いったんメモ帳などに貼り付けて文字装飾を消去してからコピペする工夫が必要ですね。
3.プログラミングにメモ・日記と応用の幅が広い
文字装飾のないプレーンテキストであれば、基本的にどんなアプリでも開くことが可能です。メモ帳・日記アプリ・テキストエディタ・ブラウザなど、アプリを選ばず編集・閲覧できるということです。

アプリ開発はもちろん、メモや日記、TODOリストの管理、メールやブログの下書きなど、応用の幅が広いのもプレーンテキストの特徴です。シンプルで余計な情報が含まれていないからこそ、どんなシーンでも活躍してくれるわけです。
まとめ
ビジネスメールの世界では、リッチテキストを「HTMLメール」、プレーンテキストを「テキストメール」とも呼びます。シンプルで扱いやすいテキストメールを選ぶべきなのは、すぐにお分かりいただけることでしょう。

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